Back Office Online

Depuis 1996, en France comme à l’International, de Pekin à Mexico, de Sydney à Los Angeles, de Lille à Marseille, de Nantes à Strasbourg, les membres de l’équipe de Back Office Online ont conçu, imaginé, quelques 200 Sites Intranet-Internet Métier ou divers Web Services au sein d’un groupe qui compte maintenant prés de 130.000 collaborateurs dans le monde.

La maîtrise des process a été complète puisque les membres de l’équipe de Back Office Online ont aussi formé eux-mêmes les intranautes. Cette intégration complète a engendré un meilleur retour d’expérience et une plus grande proximité des utilisateurs. Ce processus atypique dans les grandes organisations a permis d’obtenir des résultats concrets, rapides, conviviaux appréciés des utilisateurs tout en étant moins onéreux que les processus impliquant de lourdes structures administratives. Les applications ainsi développées ont été plébiscitées dans les enquêtes internes. Dés lors le modèle mis au point par les membres actuels de Back Office Online s’est naturellement imposé pour des applications non critiques hors des cœurs de métiers.

Par construction les membres de l’équipe de Back Office Online sont intervenus sur des projets de réalisation modulaire, qui permettent une mise en oeuvre rapide par lots sous moins de trois mois. Les livraisons sont scindées par lot. Cette approche s’est imposée logiquement comme un mode de fonctionnement itératif propice à éviter les dérives en terme de délais et de fonctionnalités. Cette méthode permet de maîtriser les risques financiers et les délais en cantonnant les risques de dérive financière à quelques semaines.

Peu à peu, avec l’accord des Dirigeants et divers Responsables, l’idée de créer une pseudo spin Off s’est imposée. Cette forme d’externalisation autorise la conduite d’expériences technologiques innovantes en prenant ses décisions de façon plus indépendante.

La création de Back Office Online permet d’optimiser et de mutualiser les coûts liés aux investissements de recherche et développement. Pour chaque projet, cette mutualisation et son extension hors du périmètre d’origine, est le gage d’une souplesse et d’une réactivité de start-up.. mais avec une expérience large et éprouvée.

Si Back Office Online continue à oeuvrer pour son sponsor, sa structure juridique indépendante lui permet de mutualiser au delà de son périmètre initial ses travaux réalisés avec les techniques “open source”. Dans les diverses phases d’étude, puis de développement et d’insertion, cette approche conduit à une réduction des délais de mise en oeuvre et donc des coûts pour l’ensemble des bénéficiaires. Les solutions sont robustes et éprouvées à grande échelle.. (jusqu’à 5 millions de Hit par jour).

Parmi les réalisations les plus récentes :

• Gestion des congés

• Gestion des problèmes

• Gestion des problèmes, du parc de matériel.. avec des formules de push vers les utilisateurs finaux et un suivi en ligne qui induit une transparence propre à responsabiliser chacun des acteurs..
• Gestion Centralisée de la juridiction avec la mise en place d’un Singleit Sign On à la main des Ressources Humaines, déconnecté donc des applicatifs métiers ou de service. Par contre chaque application définit un profil. L’avantage de cette architecture est de permettre de gérer sous forme d’une délégation. Dans un groupe avec plus de 2000 implantations et quelques 130 filiales différentes, Cette architecture permet un déploiement rapide sans contrainte administrative forte..
• Les premiers services ont été simples : Commande de carte de visite, Carte vœux, Abonnement..pour augmenter comme la gestion des réclamations, le suivi des dossiers de demande de crédit, la remontée et consolidation de données de gestion, de risques, de comptabilité.. saisie déportée..
• Commande de voyage affaire commencé en Décembre 2006 .avec la version 1.0 livré 4 mois plus tard avec gestion des profils voyageurs, transmission et gestion vers un prestataire. Le voyageur et son assistante reçoit son E-Ticket. L’assistante peut suivre le dossier. Le contrôleur de gestion reçoit en push la liste des voyages selon une periodicité paramétrable. La politique voyage peut être distincte en fonction de chaque entité. L’intranet gére l’autorisation avant la commande
• Le Vote en Ligne pour les élections professionnelles. L’utilisation de la juridiction mise en place avec la DRH et l’usage régulier d’applications métiers a familiarisé les usagers avec ces techniques. Le temps gagné, une logistique moins pesante, une gestion autonome ont convaincu tant les partenaires sociaux que la Direction Générale d’opter pour un tel dispositif.
• Sondage Métiers
• Suivi de projet
• Gestion complète de site Associatif (Sportif, Séniors… ) avec plus de 20.000 adhérents. Ce site intégre la gestion des adhérents, la communication ciblée, la gestion d’évenements avec les convocations et le suivi automatisé des réponses.

Sans prétendre être exhaustif de 12 ans d’expérience, ce panel permet de donner une idée des applications réalisées